UX Projekt-Dokumentation
Warum wir früh und oft dokumentieren, für unsere Kund:innen und für uns selbst.
Autor: Zack Wilson
Inspiriert durch ein kürzlich abgeschlossenes Projekt haben wir uns Gedanken darüber gemacht, wann, was und vor allem warum wir unsere Projekte dokumentieren. Natürlich gibt es die offensichtlichen Gründe, wie das Festhalten von Entscheidungen und das Teilen unserer Arbeit. Doch in der Diskussion wurde uns klar, dass die Dokumentation inzwischen ein fester Bestandteil unseres Prozesses ist – mit oft riesigen indirekten Vorteilen für unser Team und unsere Partner.
Die Dokumentation – und ihre gemeinsame Nutzung – hilft uns dabei, unseren Kund:innen qualitativ hochwertige Ergebnisse zu liefern, unseren Projektpartnern überzeugende Experiences zu bieten und unsere eigene Arbeit zu genießen.
TL;DR
Früh und oft dokumentieren
Frühzeitig mit der Dokumentation beginnen, um die Ergebnisse im Vorhinein zu umreißen
Verwende die Dokumentation als Modell, um einen Überblick über die Projekte zu behalten
Um sie festzuhalten, musst du die Projektziele mit dem Projektteam und anderen Beteiligten abstimmen
Dokumentiere einen klaren Projektumfang und klare Grenzen
Umgang mit Teams und Stakeholdern
Dokumentation ist das beste Mittel, um in schwierigen Momenten den Schwung beizubehalten
Hierarchien für die Entscheidungsfindung erhöhen die Verantwortlichkeit und vermeiden Unentschlossenheit
Das Aufzeigen und Aufspüren fehlender Entscheidungsträger:innen ist wertvoll für die Kommunikation mit den Stakeholdern
Dokumentiere, wer Entscheidungen treffen muss, um im Falle eines Entscheidungsvakuums Druck auf die Entscheidungsträger:innen auszuüben
Dokumentation ist nicht nur für Kund:innen da
Dokumentieren ist für dich genauso motivierend wie für deine Auftraggebenden
Prozessarbeit ist oft unsichtbar, und Kommunikation ist der Schlüssel, damit deine Arbeit wertgeschätzt wird.
Dokumentiere, um den Fortschritt deines Projekts sichtbar zu machen und wirklich zu spüren
Früh und oft dokumentieren (auch bekannt als Grenzen setzen)
Die frühzeitige Erstellung der Dokumentation ist vielleicht der wichtigste Schritt, den du unternehmen kannst.
Dies hat den Vorteil, dass du gezwungen bist, das Projekt holistisch zu durchdenken, indem du die ideale Form der endgültigen Dokumentation skizzierst. Wenn du dieses „ideale“ Projekt skizziert hast, macht es dir das Leben als Designer:in/Projektmanager:in/Berater:in leichter:
- Behalte den Überblick über alles, was notwendig ist, indem du die Vorlage verwendest, die du selbst erstellt hast,
- Mach dir die Dokumentation leicht, indem du nur diese Vorlage ausfüllst – mehr musst du nicht tun (aber auch nicht weniger!),
- Stelle sicher, dass du dich auf die zu Beginn des Projekts skizzierten Ziele konzentrierst, indem du die geplanten Schritte konsequent umsetzt.
Natürlich wird sich der anfängliche Plan weiterentwickeln, aber mit zunehmender Erfahrung wird dies immer seltener der Fall sein.
Der größte Vorteil einer frühzeitigen Festlegung eines Projekts liegt darin, dass du jederzeit zu den definierten Zielen zurückkehren kannst – sei es allein, mit dem Kernteam oder anderen Beteiligten. So bleiben die Ziele im Blick und es wird verhindert, dass sie aus dem Fokus geraten.
Das Einhalten der Ziele und der Dokumentation gewährleistet klar definierte Grenzen und den Umfang von Projekten. Dadurch wird der Fortschritt eines Projekts für alle sichtbar. Bei klar definierten Zielen und Phasen ist allen Beteiligten klar, wann die Meilensteine erreicht und die Phasen abgeschlossen sind. Der Umgang mit den Beteiligten wird einfacher, und sie sehen klar den Wert und die Qualität der Arbeit, die du leistest.
Umgang mit Teams und Stakeholdern
Die Definition, Festlegung und Dokumentation von Projektrollen ist ein weiterer Quick-Hack, um sicherzustellen, dass Ziele und Fokus erhalten bleiben und Projekte nicht ins Stocken geraten.
Die Dokumentation deines Projektteams und der wichtigsten Entscheidungsträger:innen hilft dabei, eine Hierarchie aufrechtzuerhalten, die sicherstellt, dass Projekte vorankommen und nicht aufgrund unbeantworteter Fragen oder unklarer Verantwortlichkeiten liegen bleiben. Wenn unweigerlich Fragen auftauchen, sollte klar sein, wer sie beantworten muss. Wenn Projekte auf Entscheidungen warten, weiß jeder, wer sie aufhält. Idealerweise führt diese Klarheit zu mehr Verantwortung.
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass eine klare Rollenverteilung sicherstellen kann, dass Projekte nicht in der Schwebe bleiben. Einige interessante Bereiche sind:
- Wer ist verantwortlich?
- Wer kann Fragen beantworten,
- Wer ist beteiligt und
- Wer muss auf dem Laufenden gehalten werden.
In seltenen Fällen, in denen sich das Team aufgrund interner Veränderungen oder anderer Umstände neu organisieren muss, stellt eine klare Dokumentation des Teams sicher, dass alle offenen Rollen in Projekten rechtzeitig besetzt werden. Selbst wenn du die Rolle oder die Entscheidungsbefugnis nicht sofort ersetzen kannst, hat die Mitteilung dieses fehlenden Glieds im Team oder in der Hierarchie den Vorteil, dass allen bewusst wird, dass eine Schlüsselrolle fehlt.
Die Projekte, mit denen wir bei Empatic häufig betraut werden, sind oft einzigartig, da sie abteilungsübergreifend sind oder sich mit experimentellen, innovativen und neuen Produktideen beschäftigen. Dabei treten immer wieder komplexe Fragen und Entscheidungen auf, die wir im Interesse unserer Kund:innen treffen müssen. Klare Hierarchien innerhalb des Teams können helfen, diese Fragen schnell zu klären und gleichzeitig alle motiviert zu halten, weiterhin Lösungen zu finden!
Die Dokumentation ist nicht nur für den Kunden bestimmt
Die Hauptzielgruppe für die Projektdokumentation sind der Auftraggeber, die Kund:innen oder die wichtigsten Stakeholder, die du bei der Projektvorbereitung ermittelt hast. Aber auch für dich selbst hat die Dokumentation einen großen Wert: Sie sorgt nicht nur für Nachvollziehbarkeit, sondern zeigt dir auch deine Leistungen und Erfolge.
Als externe Berater:innen und UX-Trainer:innen arbeiten wir oft mit Unternehmen zusammen, die einen geringeren UX-Reifegrad haben. Dort stellen wir uns der Aufgabe, Bewusstsein für nutzerzentriertes Denken in Teams und den Unternehmen zu fördern. Doch da die Projekte in denen wir dort arbeiten, meist eng abgesteckt sind, ist es schwer vorstellbar, dass dies schnell geschehen wird – trotz unserer Hoffnungen.
Eine umfassende Dokumentation dieser Art von Projekten hilft, zu zeigen, wie viel Arbeit im Prozess steckt. Sie veranschaulicht allen unseren Kund:innen den Wert und den Umfang unserer Arbeit – die tatsächliche Wirkung, die wir auf das Unternehmen haben.
Nicht zuletzt hilft sie uns durch dunkle Tagen, indem sie uns erinnert, wie viel Arbeit wir geleistet haben. Wenn sich Projekte über Monate oder Jahre hinziehen, vergisst man leicht, wie weit man gekommen ist – vor allem, wenn sich die Zielvorgaben im Laufe des Projekts verändern.
Eine klare Dokumentation ist ein wichtiger Baustein, um uns daran zu erinnern, wie viel gute Arbeit wir bereits geleistet haben.
Möchtest du mit uns zusammenarbeiten? Wir sind immer auf der Suche nach neuen, interessanten Herausforderungen.
Autor
Zack Wilson
Ich bin ein erfahrener UX-Designer mit einem Hintergrund in Entwicklung, Forschung und Design. Diese gemischten Fähigkeiten helfen mir, mich im UX-Design zu profilieren – von der frühen Forschungs- und Konzeptionsphase bis hin zur Entwicklung und Endphase von Nutzertests neuer Produkte, Dienstleistungen und Initiativen. Ich habe Abschlüsse in Human Computer Interaction Design, Innovation und Unternehmertum sowie Informatik. Ich spreche fließend Englisch und Französisch und verstehe Deutsch in Wort und Schrift (obwohl ich immer noch auf Englisch antworten muss).
